关于档案数字化保存的主要步骤、要求和注意事项
清理档案 ：对待数字化的档案进行清理，去除不必要的物品（如回形针、胶水等），确保文档整洁。
分类整理 ：对档案进行分类，明确数字化的优先顺序。
档案数字化保存是将纸质档案转换为数字格式的过程，这一过程旨在提档案的管理效率、确保信息的安全性和可访问性。以下是关于档案数字化保存的主要步骤、要求和注意事项：
一、数字化保存的目的
提效率 ：数字化档案便于快速检索和共享，提升工作效率。
节省空间 ：数字化后可以减少纸质档案的存储需求，节省物理空间。
安全性增强 ：数字化档案可通过加密、备份等方式增强安全性，降低丢失或损坏的风险。
支持远程访问 ：数字化后，档案可通过网络进行远程访问，增加了灵活性和便利性。
环保节约 ：减少纸张使用对环境的影响，推动可持续发展。
二、数字化保存的步骤
1. 准备工作
清理档案 ：对待数字化的档案进行清理，去除不必要的物品（如回形针、胶水等），确保文档整洁。
分类整理 ：对档案进行分类，明确数字化的优先顺序。
2. 扫描和录入
选择设备 ：使用专业的文档扫描仪进行档案的扫描，确保质量的图像输出。
设置参数 ：根据档案的特性设置合适的扫描参数，包括分辨率、色彩模式（黑白或彩色）等。
扫描操作 ：逐页进行扫描，注意保持文档的完整性，确保每页清晰可读。
3. 文件处理
文件命名 ：根据公司或组织的规定对数字档案进行规范命名，确保后续管理的便捷性。
图像优化 ：对扫描后的文档进行图像优化处理，包括去除多余的空白区域、调整亮度和对比度等。
4. 数据存储
选择存储格式 ：根据档案类型选择合适的存储格式，如PDF、TIFF等，确保其兼容性及长期可用性。
组织存储结构 ：建立逻辑性强的文件夹结构，便于存储和后续检索。
5. 备份与安全
进行备份 ：定期对数字档案进行备份，确保数据安全。可以采用本地备份和云备份相结合的方式。
设置访问权限 ：对重要档案设置访问权限，限制非授权人员的访问与操作，确保信息安全。
三、注意事项
法律法规 ：确保数字化过程符合相关法律法规，例如档案保存期限和数据保护要求。
技术支持 ：若缺乏专业技术人员，建议寻求专业档案数字化服务机构的协助。
定期更新 ：随着技术的进步和需求的变化，定期审查和更新数字化档案管理系统和流程。
四、后续管理
建立数字档案管理制度 ：制定相关管理规定，明确数字档案的维护、使用流程、责任归属等。
培训员工 ：定期对相关人员进行数字档案管理和使用的培训，提其专业素养和技术水平。
通过科学的档案数字化保存流程，可以有效提升档案管理的效率和安全性，为组织的决策、运营和服务提供有力的支持。
档案保存制度
1、档案库房、档案柜、资料架应统一编号，档案、资料应按全宗、分类顺序排列整齐。
2、严格执行档案仓库的八项防范措施。仓库内禁止吸烟和存放易燃物品。仓库内外应放置灭火设备，以满足紧急需要。仓库门窗应配备防盗设备，及时开关锁定。钥匙应由专门的柜台保管，不得随身携带。仓库内外的清洁卫生要经常清洁整理;注意观察仓库的温度和湿度，尽量控制在规定的标准;每年4月放置一次杀虫剂，并根据情况采取措施防止鼠咬虫蛀。
3、对于档柜、架子要经常保养，防止锈蚀，保持美观清洁。
4、档案人员每年对档案保管情况进行检查，并做好记录。
档案统计与汇报制度
档案统计，是掌握情况、分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作，特制定如下统计制度
1、办公室要指定专人兼管档案统计工作，负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。
2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础，应结合实际，做好各项原始材料的登记，主要包括下述内容：卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。
3、建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。
4、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假。
5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，随时保证档案与账目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料。
6、统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查、综合分析、对比，从中找出存在的问题，提出改进措施。
微信号：WANGYUNHUA
微信公众号
微信公众号
添加微信
联系我们
电话咨询