档案管理软件逐步从单机版发展的细节要求

对于文件软件的一些细节要求
  档案信息化发展十多年来，档案管理软件逐步从单机版发展到C//S、B/S架构的网络版也从简单的计算机辅助管理演变为文档工作一体化。然而，在实用性和易用性方面，大多数文件软件都存在一些不足。只有处理好这些看似简单，实际上严重影响用户满意度的细节，才能吸引更多的文件用户。
  例如以下几点：1、通配符检索;2、简化自定义功能;3、尽可能通用的数据转换格式
  根据档案数据库文本字段多、数值字段少、基本不使用数值计算功能的特点，建议将数据导出格式默认为Excel格式。在日常工作中，Excel程序被广泛使用，因为office办公软件的普及。作为一款功能强大的电子表格软件，它具有界面友好、使用方便的特点，不仅在图表处理上处于地位，而且在数据统计和分析上也具有数据库软件比拟的简单易用的特点。将数据转换为Excel格式可以带来三个好处:数据可以在任何平台上运行。
收集、整理和保存工程档案的方法
  (一)分工负责，归口管理。各建设项目施工组织应设立专门的数据信息管理部门，负责建设项目的前期和后期，收集、分发、管理和保存施工组织内外的所有数据信息。信息管理部门应设置专职数据员，负责具体数据管理。在施工组织内实现工程档案资料的归口管理，使所有文件资料只有一条进出口通道，从而保证项目文件资料在组织上的有效管理。实行分工负责制，实行档案资料制作、报批、使用、报档。各职能部门直接向信息管理部门报告工程前期准备材料(包括各种许可证、开发报建、招标材料等)。项目监理资料，主要由监理单位负责制作和归档。施工资料，主要由施工作业部门进行具体的制作、收集、整理，并在每个部门完成工程后，统一移交给信息管理部门。项目竣工验收资料，由施工作业部门编制、收集、汇总、报告、归档验收资料。工程结算数据主要由施工作业部门和承包商根据工程结算目录收集整理，提交给预决算部门，结算后由预决算部门归档给信息管理部门。
  (二)遵守规范，确保质量。建筑工程档案的收集整理要严格遵守中华人民共和国《建筑工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)各项要求标准。按照归档范围、保管年限、组卷排列、文件编目、文件装订等要求执行。，从而保证文件的整理和保存质量。例如，完成图纸的组合应该是:
  1.完成图纸不装订。按照国家标准《技术绘图复制图纸折叠方法》中表1的方法进行折叠(即用手风琴折叠，用白边切割)，折叠成4号图纸(297×210mm)规格，图面朝内，图标应暴露。
  完工图按单个项目排列，并按单个项目中的专业组卷。以此为例，其它的就不一一赘述了。
  (三)科学存储，安全长效。建筑工程是一项百年计划，我国对工程设计和建设质量实行终身责任制。因此，要求作为建筑工程历史记录的工程档案的存储，必须经得起时间和岁月的考验，这是工程建设单位的责任和义务。因此，各建设单位应适当投资，配备档案保管设备，确保所有建筑工程档案在提交当地档案馆前完整无损，需要本单位保存的数据安全长效。同时，应配备专门的档案数据室和现代化的存储设备，以防潮、防霉、防火、防盗、防辐射、更换。